Если ваша организация работает только с юридическими лицами, то онлайн-касса вам не нужна. Также могут обойтись без онлайн-касс следующие виды деятельности:
- Продавцы на стихийных рынках.
- Мастера, ремонтирующие обувь.
- Предприниматели, осуществляющие торговлю с лотков, цистерн, тележек.
- Киоски, распространяющие печатную продукцию.
- Арендодатели, сдающие свое жилье.
- Предприятия, ведущие расчеты в безналичном формате (как раз та самая работа только с юр.лицами).
- Кредитные фирмы.
- Компании, работающие в сфере ценных бумаг.
- Точки общепита в учебных заведениях.
- Кондукторы.
- Религиозные организации.
- Мастера, производящие изделия народного промысла.
- Изготовители марок для почты.
Что же такое онлайн-касса и из чего она состоит?
Онлайн-касса – это кассовый аппарат нового поколения, в функции которого теперь, согласно новому регламенту, входят следующие возможности:
- Печать QR-кода и ссылки на чеке
- Отправка электронной копии чека на почту клиенту и в ОФД
Оператор Фискальных Данных - организация, отвечающая за приёмку и передачу фискальных данных в налоговую, хранит она эти данные 5 лет, также именно она отвечает за отправку копий чеков в электронном виде клиентам. Список аккредитованных ОФД представлен на сайте ФНС.
- Встроенный в корпус фискальный накопитель
- Свободное и быстрое взаимодействие с аккредитованными ОФД
Если вы уже работали на классических кассовых аппаратах, то совсем необязательно их менять, можно лишь доработать аппарат до новых требований и пользоваться им дальше (цена вопроса около 7500 руб.) – доработка в этом случае подразумевает интеграцию в кассу фискального накопителя, который, по сути, и превращает обычную кассу в «онлайн».
Чем современнее кассовый аппарат, тем проще и дешевле это будет сделать.
А вот тем, кто раньше работал без кассы, придется выбрать аппарат под свои потребности, в зависимости от вида вашего бизнеса.
Прежде всего, нужно выяснить, сможет ли покупаемое устройство отражать операции по всем видам товаров, представленных в магазине. Если среди них присутствует алкогольная продукция, то кассы должны быть подключены к системе ЕГАИС.
Подобрать нужную кассу можно в любой компании, занимающейся их продажами, сейчас таких на рынках довольно много.
Предлагают они как отдельные терминалы, так и ПО, устанавливаемое на ваш компьютер (как, например, предлагают, Дримкас), в этом случае купить отдельно потребуется только устройство для печати чеков - https://dreamkas.ru/54fz/online-kassy/
Отдельные онлайн-кассы имеют множество нюансов, от которой зависят и цены: обычная касса для небольшого магазина без очередей, кассы с обработкой до 100 чеков в день и обрабатываемые большой поток данных устройства (такие кассы могут стоить больше 100 тыс. руб. и подходят для больших сетей), а вот мини-версии можно приобрести тысяч за 18.
В онлайн-кассе больше плюсов, чем минусов, ведь она позволяет вести учет товаров, оптимизировать продажи и быть полностью интегрированной с программой 1С.
Сейчас такой возможности нет и после совершения оплаты оператор интернет-магазина будет вынужден все равно проводить оплату в онлайн-кассе и отправлять электронный чек клиенту вручную.
Онлайн-касса работает следующим образом:
- Клиент совершает у вас покупку
- Онлайн-касса формирует на эту покупку чек
- Чек записывается в фискальный накопитель и подписывается фискальными данными
- Фискальный накопитель обрабатывает полученный документ и отправляет его в ОФД
- ОФД принимает чек и отсылает обратный сигнал о том, что чек принят, затем обрабатывает полученную информацию и отправляет ее в ФНС
- Выдается чек, также по желанию клиента чек может быть выслан на электронную почту
| Фискальный накопитель — шифрует и передаёт фискальные данные в ОФД. |
| Фискальные данные — это информация о финансовых операциях, проводимых на кассе. |
Выданный чек будет содержать следующие данные:
- Название компании-продавца.
- Адрес, по которому осуществлялась продажа.
- Расчетная операция.
- Порядковый номер этого чека в смене.
- ФИО кассира.
- Наименование товара, его стоимость и количество.
- НДС и налоговая ставка.
- Порядковый номер чека, его фискальный идентификатор.
- Стоимость товара с учетом скидки и НДС.
- Способ оплаты.
- Номер кассы, закрепленный при регистрации.
- Заводской номер ФН.
- ИНН продавца.
- Форма налогообложения.
- Номер смены.
Адрес продавца в чеке будет разным в зависимости от того, где клиент совершал покупки. Если это розничный магазин, то будет стоять адрес магазина, если это интернет-магазин, то название сайта, если торговля ведется из автомобиля, то будет указан номер и модель авто.
Если чек выдается при покупке в интернет-магазине ФИО продавца в этом случае можно не заполнять.
Кто уже работал с обычными кассами, принципиальных отличий в работе с онлайн-кассами не заметит, т.к. фискальный накопитель работает автономно от пользователя. Единственно, что будет требоваться, это изначально правильно его настроить и следить за сроком его эксплуатации. Обычно настройкой и заменой занимается специальный сервисный центр или компания, через которую было приобретено оборудование, либо штатный IT-специалист, если такой имеется.
Срок действия фискального накопителя для всех предпринимателей разный и зависит от применяемой системы налогообложения:
- ОСНО — 13 месяцев
- УСН, ПСН, ЕНВД — 36 месяцев
После того, как у фискального накопителя закончился срок эксплуатации, его нельзя сразу выбрасывать: он подлежит обязательному хранению в течение 5 лет.
Как установить онлайн-кассу?
Установка онлайн-кассы ведется в несколько этапов:
- Если у вас уже есть кассовый аппарат старого типа, вы можете обратиться в сервисный центр с запросом о его модернизации до необходимых требований к онлайн-кассам. Но в этом случае следует хорошо промониторить рынок цен, т.к. иногда бывает проще и дешевле купить новую онлайн-кассу, чем проводить кучу доработок старой.
- Проверьте, есть ли интересующее вас оборудование в реестре ФНС (всё оборудование должно соответствовать их требованиям):
- Проверка онлайн-касс — сервис ФНС для проверки экземпляров ККТ.
- Проверка фискальных накопителей — аналогичный сервис для проверки фискальных накопителей (чтобы вам не продали сломанный или уже использованный накопитель).
- Если у вас нет интернета в магазине или он работает с перебоями, замените или проведите с нуля, т.к. бесперебойно работающая сеть – основной критерий установки онлайн-кассы, в которой всё взаимодействие с ФНС идет именно по интернет соединению.
- Выберите ОФД и заключите с ними договор. Договор заключается в электронном виде на сайте, ни с какими документами никуда ехать вам не придется.
- Регистрируете онлайн-кассу. Сделать это можно несколькими способами: классическим и в электронном виде.
Классическая подача на то и классическая, чтобы взять все свои приобретения, собранные документы и лично прийти в налоговую, заполнить заявление и ждать пока вам выдадут регистрационный номер. Потратить время и, возможно, нервы.
Чтобы подать документы в электронном виде, вам потребуется совсем немного времени, но и электронная подпись (которой если у вас нет, придется делать в специальных центрах). После чего подать заявление можно следующим образом:
- Зарегистрироваться в личном кабинете на сайте nalog.ru.
- Заполнить заявление на сайте ФНС.
- Ввести регистрационный номер онлайн-кассы и фискального накопителя.
- Заполнить реквизиты ОФД с которым у вас заключен договор (ОФД должен быть аккредитован и находиться в соответствующем списке на сайте ФНС).
Если вы всё сделали правильно, ФНС выдаст вам регистрационный номер ККТ.
Подытожим свой рассказ средними расходами:
- Ежегодный договор с ОФД
Так как ОФД - это коммерческая организация, то за свои услуги она требует денег по договору обслуживания, который вы в обязательном порядке будете с ними заключать, стоимость обслуживания около 3 000 руб. в год, но конечная стоимость может быть разной, в зависимости от перечня услуг, которые ОФД будет вам оказывать.
- Интернет
Интернет вляется обязательной частью подключения онлайн-касс, т.к. вся интеграция с сервисами идет именно через интернет-соединение. Поэтому если раньше для работы вашей торговой точки он не требовался, то сейчас его подключение является обязательным, а для юр.лиц стоимость интернета может быть не слишком бюджетной. В этом случае можно купить модем от Yota и тогда стоимость безлимитного быстрого интернета будет стоить в год порядка 9-10 тр. (карту покрытия можно увидеть на их сайте).
- Расходы на смс
Так как некоторые клиенты могут запрашивать смс с копией электронного чека, который продавец будет вынужден отправить покупателю, это тоже может формировать определенные расходы в месяц – тут они у каждого будут свои в зависимости от тарифов и операторов сотовой связи.
- Сама онлайн-касса
Стоимость будет варьировать от 18 тр до 100, в зависимости от потребностей вашего бизнеса.
- Регистрация онлайн-кассы
Небольшие расходы на подачу заявления в налоговую или создание электронной подписи для самостоятельной подачи.